最近、新人さんと２・３年目の社会人へ向けた記事にアクセス毎日あるので、お仕事に悩まれている方が多いのかなと思う今日この頃・・・
私はIT系を離れて５年くらい経つのですが、その時に教えてもらったことや身にしみていることを今でも仕事で実践しています！
そこで、５年前よりも進化した私のタスク術を今回ご紹介しようと思います！
ぶっちゃけ、人に偉いこと言えるようなやり方じゃないけれど、簡単ですぐに始められるので、ぜひお仕事開始の5分でも10分でもやってみてください！
何事も「やってみる→振り返る→改善する」のサイクルが重要ですよ！
私のやり方はこれ！
いきなりなタイトルですが(笑)
まず、私の始業前にするルーティンは・・・
- 午前と午後のタスクを洗い出す
- 洗い出したタスクを分解する
- 作業開始
たった3つの流れを毎日繰り返しています。
そんなのやってるけど・・・って方は、私のやり方をこれからご紹介しますので、自分のやり方と比べてみて下さい。
人より優れたやり方だとは思いませんが、思い立ったが吉日ですぐにできるやり方ですからぜひ参考にしてもらえると嬉しいです。
それに、お昼休みにこの記事を読んでいるなら午後から取り組むことだってできますよ！
お仕事はタスク化して【見える化】から始めましょう！
始業前に私が必ず行うのは、1日のタスクの洗い出しです。
仕事を進めるうえで、頭の中で色々と考えて「あぁ！！もう無理！」ってなることありませんか？
そんな時こそ、見える化して自分の目で考えていることを見ましょう。
そこが重要です！
タスク化のやり方
午前と午後に分けて、それぞれ何をするかザックリ洗い出しています。
イメージは↓こんな感じですね。
こんな感じでいいの？！って思われますが、良いんです！
自分のタスクが見えることこそ重要ですし、そんな凝ったこと考えなくて大丈夫ですよ。
私の場合は、時間軸は午前と午後のみですが、その日の会議や打ち合わせなどタイムスケジュールがある方は、こんな感じで書き出すといいかもですね！
私の場合は、1日の中でそんなにタスクがありませんが、自分が何をしているのかや、急にタスクが増えた時に頭の中で考えることに疲れてしまったので、単純なタスク化を今でも毎日やっています。
イメージの様な形でタスクが出来たら、更に分解していきましょう！
タスク化したら《分解》しましょう！
この作業が【見える化】をした後に重要な点です。
先ほどお見せした午前と午後の予定表はあくまで実行する事を載せたのみです。
タスクとしてあげた作業は、その言葉通り実行できる出来るものでしょうか？
例を挙げて解説していきます！
タスクの中にタスクが潜んでいませんか？
例えば、先ほど「経理作業」とタスクを上げました。
私の場合、ここ最近までこのタスク状態のまま作業を進めていたのですが、
この「経理作業」が午後作業着手しても終わらず次の日もまた次の日も作業していたことに気がつきました。
「経理作業」には下記のような作業が潜んでいたんです。
- 工事台帳登録
- 仕入れ台帳登録
- 他情報との連携
一番ネックだったのが「仕入れ台帳登録」でした。
そこで、登録もどこまで完了すれば作業自体のゴールとなるのか分からなかったこともありますが、全てをひっくるめて「経理作業」として書き込んでいました。「仕入れ台帳登録」に関して言えば、4月分や5月分、〇〇会社などのカテゴリ分けを細かくして作業を行うことが可能です。カテゴリ分けしてタスクを分解するのも良いですが、状況に応じてタスクを分解しましょう。
私の場合と言うよりも今の会社は小規模なので、細かいタスク分解をするほどではありませんが、量が増えてきたらカテゴリ分けをして作業を進めるようにしています。
タスクと言えばIT系の会社に在籍していた頃に作業タスクの洗い出しで怒られたことがあります。部品作成で「〇〇部品の作成」としていたことが原因でした。1つの部品を作成するにも作成工程はいくつもあります。
部品作成はザックリと「設計 ⇒ 設計書作成 ⇒ 製作 ⇒ テスト ⇒ 納品」と言った具合に、最低でも6つのタスクに分けることが出来ます。
ただ、設計にも色々な設計があるから更にタスクは増えますよね。
また、中小企業や大企業ならなおさらですが、課会・部会などの日程・人の調整も新人や中堅の社員であればお仕事として任されることがあると思います。
その時に、「課会の調整」や「〇〇プロジェクトの打ち合わせ調整」などとせずに、分解してみましょう。そうすることで、作業着手の順番が決まったり、人の調整であればスケジュールとして「10時にXXさんへ連絡する」など作業着手の時間が確定できますよ。
自分の作業ペースに合わせたタスク化は《分解》が重要です！
IT系の会社に勤めていたところは、こうした自己啓発の本を購入して読むことが多々ありました。今思えば、読んで「あぁ、こういうやり方があるのかー」で終わっていたように思います。要は読んで安心感を得ると言いますか、読むことによって自分は自己啓発してる気分になっていたんですよね。
そんな自己啓発な話はいいのですが、タスクの《分解》が重要なことが少し伝えられたかと思います。
仕事をこなすうえで、自分のペースを上げることが必要な時など分解作業によって、自分がどのくらいの作業を抱え込んでいるのかが明確に分かります。
やり方は人それぞれです！私がお伝えしたやり方が正しいというわけじゃありませんが、まずはやってみるという点に着目して行動を起こしてみてくださいね！
ノートだって、スマホのメモ帳だって何だって良いんです。
リマインダーを設定してみたり・・・それに、タスク分解しなくたって自己管理できれば問題ありません！
ちなみに私のオススメはノートです！最近ノートにハマっちゃってまして(笑)
ノートだと何でも書き込めるし、電源いらずですぐに見ることができますからね♪またノートの使い方みたいなブログ書けたらいいなーとは密かに思っています。
私もまだまだタスク管理は成長半ばだと思っています！
もっといい方法があるんじゃないか？とネットを探し回ったりしますよ♪
一緒にお仕事頑張りましょう！